Lo Standard

il file di stampa viene generato in formato PDF protetto, questo viene successivamente allegato ad un messaggio di E-Mail oppure stampato direttamente sulla stampante “Zetafax”. Il formato PDF è lo standard per la distribuzione di documenti elettronici e che permette di conservare il tipo di carattere, il formato delle pagine, i colori e le immagini contenute nel testo originale (loghi e/o tracciato modulo) da qualunque sistema operativo venga ricevuto.

L'Economia

i files PDF sono molto più piccoli dei file di stampa dai quali sono generati e possono essere condivisi, visualizzati, stampati nel loro formato originale (usando il software Acrobat Reader © distribuito gratuitamente) e modificabili solo dall'autore perché protetti da password. Nella stessa durata di una trasmissione via fax di un documento in formato A4, si riescono a trasferire fino a 30 / 40 documenti PDF attraverso la posta elettronica, con un cospicuo risparmio in termini di connessioni telefoniche. Nel caso in cui il corrispondente non abbia ancora attivato una casella di Posta Elettronica, sarà comunque possibile spedire il documento via Fax.

La duttilità

è possibile confermare o bloccare alcuni documenti con un solo click del mouse sulla lista finale dei files PDF generati, è inoltre possibile aggiungere automaticamente comunicazioni ai destinatari (Chiusure, Fiere, ecc….) aggiungere la firma del mittente (messaggio fisso) o allegare ulteriori documenti (immagini).

per quanto riguarda la trasmissione elettronica delle fatture è opportuno, per garantire un corretto rapporto con la Clientela, o che si arrivi ad un accordo mediante sottoscrizione di apposito modulo nel quale il Cliente si impegni a comunicare ogni variazione dell'indirizzo e-mail e che accetti di ricevere la fattura a mezzo posta elettronica provvedendo alla stampa cartacea, che almeno giornalmente verifichi la casella di posta e che accusi ricevuta della mail contenente il documento fattura, oppure che venga utilizzata una casella “certificata”.