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Archiviazione Documentale

In partnership con

M-Files è la gestione documentale semplice e affidabile

M-Files è un software di archiviazione e gestione documentale (scarica la brochure) semplice e potente che risolve i problemi legati alla gestione, ricerca e tracciabilità di documenti ed informazioni.

M-Files migliora l’efficienza dell’archiviazione documentale, migliorando e organizzando il riutilizzo delle informazioni, eliminando la sovrabbondanza di dati ed evitandone conflitti e sprechi.

Le soluzioni di archiviazione documentale sono tradizionalmente molto complesse e costose e richiedono variazioni nei processi aziendali e supporto tecnico di livello.

Per rimanere competitive nel mercato le aziende devono cercare di eliminare di continuo la ridondanza degli archivi elettronici, migliorando inoltre l’accessibilità e la gestione delle informazioni sensibili. Il costante processo di creazione e revisione di file di ogni tipo ed associati a molte applicazione diverse può portare a situazioni di completo caos.

Le aziende si stanno sempre più orientando verso l’archiviazione elettronica, per gestire più tipi di informazioni possibili.

La tecnologia di M-Files aiuta le aziende ad utilizzare in maniera efficiente il lavoro umano, organizzare le informazioni in maniera sicura e di facile accessibilità, integrare la soluzione con tecnologie già in uso dal cliente.

Il sistema di archiviazione documentale elettronica M-Files permette alle aziende di qualunque dimensione di consolidare il sistema di archiviazione delle informazioni.

  • Basta cartelle di rete ed archivi di file disorganizzati.
  • Trova i file e i documenti velocemente e quando ne hai bisogno.
  • Evita la perdita di file e la generazione di duplicati inutili.
  • Tiene traccia delle versioni precedenti e gestisce Workflow e processi.
  • Mantiene tutti i file in maniera sicura in un unico archivio centralizzato.

Integrazione con Windows: il sistema di gestione documentale è assolutamente integrato con Risorse del Computer, fornendo un’interfaccia familiare da subito a tutti. Supporta inoltre tutte le applicazioni Windows; questo significa che ogni programma, incluso le applicazioni Office come Word o Excel, CAD, gestionali, gestione di magazzino e di produzione, possono accedere direttamente agli archivi con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc. Una delle sfide nell’introduzioni di un sistema di gestione documentale è che gli utenti non debbano cambiare il modo in cui lavorano, evitando un’attività di formazione ed un ulteriore sforzo da parte dell’azienda. Gli utenti semplicemente continuano a lavorare nello stesso modo, usando l’interfaccia standard di Windows ed i comandi che già usando da sempre.

Ricerca veloce: degli studi indicano che gli utenti spendono il 16% del loro tempo cercando file. Questo sistema fornisce un’interfaccia di ricerca che permette di localizzare qualunque file digitando semplici parole chiave piuttosto che sfogliare tutto l’albero delle cartelle. La ricerca avviene per nome o contenuto del documento, meglio ancora per contesto, utilizzando le proprietà del documento.

Controllo delle revisioni: preserva e traccia automaticamente tutte le versioni precedenti, o storia, di ogni documento. Questa caratteristica è fondamentale in qualunque sistema di tracciabilità e gestione della qualità. Oltre a permettere un accesso veloce alle precedenti versioni di ogni documento, il sistema registra in un particolare log operativo tutte le attività fatte dagli utenti del sistema.

Sicurezza e affidabilità: per ogni documento o tipo documento è possibile specificare chi può leggerlo/modificalo. Tutto avviene utilizzando l’integrazione con Active Directory oppure il sistema interno. Possibilità di soluzioni miste. La cancellazione può essere definitiva o in un cestino per il ripristino da errata cancellazione.

Affidabilità e Performance: è l’unico sistema di gestione documentale ad offrire un “disco locale virtuale” che fornisce un’unica locazione da e verso cui tutti i file vengono caricati e salvati. Il disco virtuale connette l’archivio centralizzato e le risorse del computer locale, permettendo agli utenti di sfruttare la potenza di calcolo della propria macchina, mentre un sistema unico di caching sincronizza in maniera trasparente i dati con l’archivio centrale. A differenza di altri sistemi che mappano i dischi di rete per salvare i dati, questo sistema fornisce sempre la velocità e la potenza del sistema locale, anche quando la rete è lenta o non disponibile, magari per un problema di carico oppure perché si lavora disconnessi o a casa. Appena la connessione è ristabilita si sincronizzano automaticamente i dati col server centrale.

Utilizzo offline e interfaccia web: l’accesso al sistema è fondamentale anche se non si è presenti in sede. La possibilità di lavorare offline mantenendo le variazioni e successivamente sincronizzandole con il server permette che non venga mai persa una modifica. Un’altra caratteristica è l’accesso via web da qualsiasi dispositivo Linux, MAC, iPhone, iPad, BlackBerry. Questa permette la modifica e la gestione dei documenti il maniera semplice ed intuitiva.

Archiviazione documenti: ogni volta che si modifica un documento viene tenuta traccia. E’ possibile in qualsiasi momento risalire ad una versione precedente per un confronto o ripristino. Tutto avviene attraverso l’interfaccia utente che permette di gestire la cronologia di un documento. Questa caratteristica è nativa nel sistema e non richiede nessuna implementazione.

Connessione a database esterni: il sistema permette di interfacciare altri ambienti presenti in Azienda permettendo così l’integrazione con altri sistemi ERP, CRM o altro. Collegare le anagrafiche Clienti o Fornitori, gli ordini o qualsiasi altro dato non è mai stato così facile senza l’assistenza di un programmatore.

10 Motivi per scegliere

  1. Interfaccia Windows facile da usare
  • Si integra con Windows – interfaccia familiare a qualunque utente.
  • L’archivio dei documenti appare come un disco virtuale.
  • E’ possibile trascinare documenti, messaggi di posta e qualunque altro tipo di file da e verso.
  1. Ottieni il controllo dei tuoi documenti
  • Le operazioni di check-out e check-in (estrazione ed archiviazione) eliminano i problemi legati a modifiche simultanee.
  • Preserva le versioni precedenti in maniera automatica.
  • Registra un log delle modifiche con nome utente, data e ora e commenti.
  • Funzioni di attribuzione automatica dei nomi e di numeri progressivi.
  1. La ricerca immediata e le viste dinamiche fanno risparmiare tempo ogni giorno
  • Ti aiuto a trovare il documento giusto semplicemente digitando poche lettere nel box di ricerca veloce.
  • Puoi vedere dinamicamente i tuoi documenti in qualunque struttura verticale, a tua scelta. Rende disponibile lo stesso documento su più cartelle, senza creare copie inutili.
  1. Indipendenza dal luogo di lavoro
  • Veloce anche su connessioni remote.
  • Gli utenti in mobilità possono vedere, creare, modificare e archiviare documenti in modalità off-line con un sistema di sincroniz-zazione automatica.
  • Attivando Web Access i documenti sono disponibili a tutti utilizzando un semplice browser, inclusi utenti Mac e Linux.
  • La funzione di replica velocizza la gestione dei documenti da ambienti geograficamente remoti.
  1. Sicurezza
  • Controllo della visibilità dei dati; è possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione.
  • Semplici impostazioni e permessi personalizzabili riducono il rischio dell’errore umano.
  • Compatibile con Active Directory.
  • Il sistema di gestione documentale pianifica automaticamente i backup di tutti i dati.
  1. Collaborazione e Workflow
  • Notifiche via e-mail dei nuovi documenti modificati.
  • Semplici attività per collaborazione ad hoc.
  • Funzionalità base o avanzate per workflow di processi formali.
  1. Strutture dati personalizzabili
  • Fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati.
  • Relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte e modelli.
  • Oltre ai documenti: può gestire qualunque tipo di struttura dati.
  1. Installazione ed implementazione semplice
  • Installazione semplicissima, ideale per implementare un sistema di gestione documentale in proprio.
  • Trascinamento dei file esistenti.
  • Non richiede personale ID dedicato.
  • Servizi di consulenza professionali disponibili per i clienti di tutto il mondo.
  1. Connessione a sistemi di terze parti
  • E’ possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni, come CRM, software gestionali, ecc…
  • Importazione e collegamenti a file esistenti nelle condivisioni di rete.
  • Caricamento di documenti cartacei da qualunque scanner e dispositivo multifunzione.
  • Importazione di messaggi e-mail direttamente dal server di posta.
  • Utilizzo delle librerie per requisiti di integrazione particolari.
  1. Integrazione con le altre applicazioni Windows e supporto per tutti i formati di file
  • Si integra con tutte le applicazioni Windows, incluse le applicazioni Office, CAD, gestionali, di magazzino e produzione, ecc, permettendo agli utenti di accede-re agli archivi con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc.

Supporta inoltre tutti i formati di file, come i documenti di Word, i fogli di calcolo di Excel, i file PDF, i modelli CAD, le immagini, ecc.

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